jeudi 4 septembre 2014

DEMARCHES ADMINISTRATIVES A L’UNIVERSITE DE LA BICOCCA


Cet article de blog est destiné aux étudiants qui viendront après moi à la Bicocca. Certes, la ville de Milan est superbe et l’université de la Bicocca gigantesque. Mais il y a quand même des étapes administratives que vous devrez affronter lors de votre séjour Erasmus. Je vous en fais donc une synthèse afin que vous soyez moins perdus que moi quand vous arriverez.

1.      A votre arrivée
Vous pourrez aller à une réunion d’accueil, qui est très importante. Les dates sont sur facebook avec le groupe ESN Bicocca ou sur le site : http://www.unimib.it/go/45719/Home/English/MENU-DX/International-Programs/Erasmus/

Comme vous pouvez le voir ci-dessous, vous devez apporter à cette réunion votre code fiscal (Qui s’obtient après être passé par l’Agenzia dell’Entrate) et avoir payé une assurance de moins de 10 euros.

Une chose très importante : l’association étudiant ESN (Erasmus Social Network) est vraiment très importante à la Bicocca et vous aidera dans beaucoup de situations autant à l’université que pour sortir et faire des voyages avec les autres Erasmus. Avant que vous soyez arrivés l’ESN a la liste des Erasmus qui viennent pour le semestre. Alors dès que vous avez un mail d’eux, répondez et inscrivez-vous à tout ce que vous pouvez. Entre autre, acceptez leur demande d’ami sur Facebook dès que l’ESN-Bicocca vous en fait la demande. C’est  comme ça que vous connaitrez les différentes dates au choix pour la réunion d’accueil. Il y en a généralement 3, jusqu’à 5 jours avant le début des cours donc il est dur de la manquer et je vous conseille vivement d’y aller. En plus d’être un bon moment de socialisation, vous y aurez tous les papiers et info importantes pour la suite de votre semestre. Parmi les infos utiles que vous aurez lors de cette réunion :
-          votre matricola (numéro d’étudiant à 6 chiffres), votre mot de passe (vous n’avez pas le choix, il faut le changer la première fois que vous allez sur votre aide personnelle- Aera riservata-, sinon ça fait tout bugger quand vous voulez vous inscrire aux exams).

-          Votre mail de l’université (premièrelettredetonprénom.nom@campus.unimib.it ex : a.valentin@campus.unimib.it

-          La liste et les explications des procédures ainsi que les infos pour sortir à Milan.

C’est à l’issue de cette première réunion que vous pourrez:
-          Faire signer votre confirmation d’arrivée que vous aurez préalablement imprimée. N’oubliez pas ensuite de faire une photo, ou un scan pour vous, de l’envoyer par mail+ par voie postale à Janine Verepla, de Dauphine, qui s’occupe des bourses.
-          Rendre un exemplaire de votre data sheet (=fiche personnelle d’info) qui vous est distribuée au début de la réunion normalement. Une est à donner au bureau international(=> après la réunion) et une à votre coordinateur (après la réunion=> à rendre quand vous vous occuperez de votre learning agreement)
-          Aller acheter la carte ESN (n’oubliez pas d’apporter une photo et 5 euros pour faire votre carte ESN, qui vous donne plein de réductions) au bureau ESN : édifice U6, étage MOINS un, escalators qui descendent, puis à côté des machines à café.

2.      Le choix des cours
Cette étape est nécessaire et bien qu’elle soit assez pénible, c’est elle qui est le vecteur de rencontre avec pas mal d’autres étudiants. Les étudiants Erasmus ont beau être très différents, tous de nationalités différentes, ils ont un problème en commun. C’est savoir quel cours choisir et où trouver la liste des cours.
Tout se trouve sur le site de l’unimib : www.economia.unimib.it
En effet, l’université est énorme et contient plusieurs facultés : médecine, physique… Du coup pour tout ce qui cerne les cours, allez directement sur le site de la faculté d’économie.
Donc, à moins que le site ait été refait d’ici l’année  prochaine, vous pourrez suivre mes liens pour trouver ce que vous cherchez.
Tout d’abord,
Pour trouver la liste des cours :
-          Si vous vous sentez de faire des cours également en italien :
-          Si vous ne voulez que la liste des cours en anglais :

Pour constituer votre emploi du temps :
Repérez bien la classe à laquelle le cours qui vous intéresse appartient. Par exemple Development economics (Economia dello sviluppo e dei mercati emergenti) correspond à la catégorie ECOECO. Puis allez dans la partie calendario- Lezione e esami. http://www.economia.unimib.it/Default.asp?idPagine=561&funzione=&corso=0
Là, vous trouverez les différents emplois du temps qui sont en PDF:
Ce sera à vous de trouver les cours qui vous conviennent et qui ne se chevauchent pas. Ne vous inquiétez pas, vous avec plus d’un mois pour choisir vos cours et faire signer votre contrat d’étude. Si vous choisissez de faire les cours d’italien offerts par la Biccoca (de 3 à 6h par semaine en fonction de votre niveau qui vous sera donné à la suite du test initial), n’oubliez pas de les caser aussi dans votre emploi du temps. C’est un vrai casse-tête. Enfin bon ne vous inquiétez pas si certains cours se chevauchent d’une demi-heure. Les italiens sont très relax sur les cours. Vous pouvez arriver quand vous voulez, sortir quand vous voulez, c’est un vrai moulin à vent. Même les profs arrivent avec un quart d’heure de retard. C’est culturel on appelle ça le quart d’heure académique.

3.      Le contrat d’étude vs le Learning Agreement
Une fois que vous savez quel cours vous voulez effectuer, il va falloir passer à l’étape du contrat d’étude. Je tiens à faire une précision IMPORTANTE. Les universités sont partenaires, mais ne sont pas uniformisées pour ce qui est du contrat d’étude. Il faut donc faire deux contrats d’études avec deux formalismes différents, mais avec les mêmes infos et les mêmes signatures.
3.1.Le contrat d’étude français
Vous le remplissez avant de partir. Mais en général vous le modifiez avant de partir alors ne vous cassez pas trop la tête. Il faut juste que vous mettiez au moins trois cours, peu importe le nombre de crédit, qui plaisent et soient validés par Monsieur Duizabo. Vous allez donc recevoir  un document vierge format word, à remplir et faire signer par M. Duizabo et Astrid Fourgeot.
Une fois arriver à la Bicocca, vous devez le faire signer par votre coordinateur, puis et le renvoyer par scan à Astrid et Duizabo. Bien sûr, il doit être similaire à celui d’Italie. C’est pourquoi je vous conseille de faire la version définitive du Learning Agreement (= contrat d’étude) en Italie avant d’envoyer la version française signée par tout le monde à la Bicocca.
3.2.Le learning agreement
Ce fameux papier est très difficile à obtenir signé par tout le monde. D’abord il faut le compléter, ensuite, le faire signer par votre coordinateur (celui du département économie), puis par le bureau international (incoming student).



Chaque bureau n’est ouvert qu’à des horaires précis et il y a souvent une queue de malade, mieux vaut arriver un peu avant l’ouverture. Pour le coordinateur, il faut se rendre directement dans son bureau et avoir la signature. Ensuite, il faudra mettre dans la boite au lettre du bureau international, et prendre RDV via internet pour pouvoir le récupérer signer.
Vous pouvez faire des amendements à votre learning agreement, c’est à  dire changer vos cours. Mais je ne vous conseille pas de changer trop souvent parce que sinon vous devez recommencer le périple décrit ci-dessus à chaque fois.
Une fois que vous avez la version finale, envoyez-la en France.

4.      L’enregistrement aux examens
Il faut vous rendre sur votre espace personnel (Aera riservata) à laquelle on accède par la Segretaria Online : http://s3w.si.unimib.it/esse3/Start.do
Allez dans la partie login entrez :
-          votre nom d’utilisateur ( premièrelettredevotreprénom.nom) ex : a.valentin
-          votre mot de passe qu’ils vous auront donné à la réunion d’accueil et que vous aurez déjà changé une fois.
Là vous avez plusieurs choix :
-          Anagrafica : c’est toutes vos données. Je vous conseille de mettre votre email perso genre gmail dans la partie « Recapiti ». ça peut être utile si vous avez besoin de changer de mot de passe et d’en récupérer un nouveau.
-          Appelli : deux semaines avant l’exam officiel, les cours que vous avez sur votre learning agreement apparaissent dans cette partie et il faut que vous enregistriez que vous allez les passer. Pour voir si vous l’avez bien «  prenotato » réservé, allez dans la partie « Bacheca prenotazioni »
-          Libretto : dans cette partie, vous avez un résumé des exams réservés, et vos notes affichées (en général 3 semaines après l’exam)
Le résumé de vos notes (votre bulletin en quelque sorte) s’appelle le «  Transcript of Record », le ToR. Il est transmis directement par le bureau Erasmus Incoming Student à votre université.

5.       Autre : stage, changement de votre mot de passe, cours d’italien…
5.1. Les cours d’italiens 
Vous recevez toutes les infos sur votre boite mail du campus, alors allez y faire un tour de temps en temps. Si vous choisissez de les suivre, il faut aller à une des cessions de test (plusieurs choix vous sont proposés et vous êtes contactés sur votre adresse perso). Le test est une série de questions sur ordinateur. Les résultats et emplois du temps sont sur le site : http://ido.didattica.unimib.it/didattica/default/categoria/4/ITALIANO%20PER%20STRANIERI.aspx
Vraiment je vous conseille d’aller à ces cours. En niveau Pré B1, j’ai trouvé ça super vivant, et j’ai beaucoup appris. Si vous pouvez, n’allez pas dans le cours des débutants, en tant que français vous allez vous ennuyez parce que l’italien et le français étant des langues proches, les bases sont les mêmes. Quitte à bachoter un peu un bled italien avant… ça vaut le coup.
Chose importante : pour pouvoir passer l’exam final (qui ne donne pas de crédit pas donne une certaine reconnaissance de votre niveau, vous devez faire 45h de cours. Soit vous faites tous les cours physiquement (mais c’est difficile) mais en général il se peut que vous sautiez quelques cours. Pour arriver à 45h il faut donc faire des heures online. Ils vous montreront comment faire. Mais je vous conseille de le faire avant la fin et de vous y prendre un peu plus tôt que moi parce que c’est assez chiant et long à faire.
Astuce : si vous voulez les faires dans les salles infos de la Bicocca votre nom d’utilisateur est bi01987654 si votre matricula (numéro étudiant) est 987654 et votre mot de passe est le même que celui de votre compte personnel ( area riservata).

5.2.Les autres démarches dont changement de mot de passe
Tout se fait au Segreteria Studenti :
Elle n’est pas ouverte très souvent et il y a toujours du monde alors venez en avance. Ça m’a fait penser un peu à un hôpital. On arrive, on prend son ticket en fonction du sujet de notre venue, puis on est appelé par le numéro du billet dans les différents bureaux.
5.3.Pour faire un stage
J’ai eu le malheur (ou l’opportunité ?) d’en faire un, deux jours et demi par semaine en entreprise. Ce n’est pas très courant chez les italiens de faire un stage, alors vous imaginez que ce n’est pas facile du tout pour un Erasmus. A vrai dire je ne sais pas s’ils avaient déjà fait un contrat de la sorte.
Il faut :
1.       Trouver une entreprise qui veuille bien que vous fassiez un stage chez eux (si vous voulez être payé, c’est mort. Par contre c’est une très bonne expérience et c’est très apprécié par les recruteurs.)
2.       Demander un mail d’autorisation du Dauphine qui atteste qu’elle autorise que vous fassiez un contrat de stage avec la Bicocca et que le nombre de crédit importe peu tant que vous faites bien trois cours.
3.       Aller voir votre coordinateur, le convaincre que c’est possible de faire un stage et avoir son accord. Je vous conseille de demander l’aide de Patrick Henrard, professeur de français, qui est aussi au bureau des coordinateur pour le département économie.
4.       Aller à la Segreteria Studenti> Stage et demander des infos sur la procédure et les convaincre que vous avez l’accord de tout le monde. Normalement ils vont vous donner les infos pour imprimer un contrat de stage vierge.
5.       Trouver votre référent stage (Referente stage) ET votre tuteur (qui peut être un de vos profs. En général ils acceptent tous car ils ne servent à rien à part vous donner une signature)
6.       Imprimer 3 versions vierge du contrat de stage, aller les faire signer, par votre tuteur, votre référent stage, et par l’entreprise.
7.       Aller remettre un exemplaire à la Segreteria Studenti, un à votre référent stage et un à votre entreprise au moins trois jours avant que votre stage commence.
Ouf c’est fait ! Il n’y a plus rien à faire après, Bicocca s’en fiche de ce que vous y faites, pas besoin de faire de rapport de stage ni quoi que ce soit.

6.      A la fin de votre séjour
Vous devez prendre RDV avec l’Erasmus Incoming Student pour :
-          Faire signer votre confirmation de départ, que vous scannerez pour vous et pour Janine Verepla et que vous enverrez par la poste avec le rapport de votre séjour (un autre document donné par Dauphine avant de partir) lui aussi préalablement scanné. C’est la réception des originaux de la confirmation d’arrivée et de départ et du rapport de séjour qui vous permet d’avoir la bourse Eramus. Environ 600 euros versés en une fois au milieu du séjour pour moi.
-          Faire signer et donner le formulaire «  exams taken and passed » que vous aurez préalablement imprimé et rempli.


Ça y est… je crois que je vous ai tout dit ! Vous pouvez me contacter par mail : amelie.valentin888@gmail.com si vous avez des questions J